Assistant Service Aménagement et Développement Durables H/F - Service Public

Au coeur du fonctionnement du service, placée sous l'autorité du chef de service et de son adjoint, vous êtes un point d'appui essentiel pour l'ensemble des équipes. Facilitateur-rice, vous assurez la fluidité de l'information, la coordination des activités administratives et contribuez activement à la qualité de vie et à l'efficacité du collectif. Par votre sens de l'organisation, votre réactivité et votre capacité d'anticipation, vous participez pleinement à la réussite des projets et des événements portés par le service. Missions principales: Secrétariat et assistance administrative - Assurer l'assistance du chef de service et de son adjointe et, si besoin, assurer l'assistance des pôles - Organiser les rendez-vous et rechercher les disponibilités dans les agendas. - Assurer l'accueil téléphonique, la réception, le traitement et la diffusion de l'information (courriers, courriels, BALU). Gestion du courrier et des procédures administratives - Gérer, en coordination avec le secrétariat de direction, les courriers entrants et sortants. - Assurer le suivi des courriers réservés en lien avec les chefs de pôles. - Saisir les arrêtés préfectoraux dans le Registre des Actes Administratifs (RAA) en vue de leur publication. Contribuer à la qualité de l'organisation collective - Organiser les réunions du Comité de service : logistique, rédaction et diffusion des comptes rendus. - Élaborer et actualiser le planning des congés. - Assurer le suivi des ordres de mission des agents dans CHORUS DT. - Veiller à la disponibilité des fournitures - Être le référent archives et garantir la bonne conservation des documents. Participer au rayonnement du service - Contribuer à l'organisation des événements portés par le service - Gérer les invitations, préparer les dossiers, chevalets et supports nécessaires au bon déroulement des rencontres. - Participer à la valorisation des actions du service à travers la mise en forme de documents, notes et présentations, notamment avec Canva.

Savoir-faire - Maîtrise des techniques de secrétariat et d'organisation administrative. - Bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs. - Aptitude à gérer simultanément plusieurs dossiers et à respecter les échéances. - Connaissance ou capacité d'appropriation des outils métiers (CHORUS DT, RAA, BALU, etc.). Savoir-être - Sens de l'organisation, rigueur et discrétion professionnelle. - Réactivité et capacité à gérer les priorités. - Qualités relationnelles et sens du travail en équipe. - Autonomie dans l'exercice des missions. - Capacité à prendre des initiatives dans le respect du cadre fixé.

• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Chorus
• Compte-rendu
• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Sens de l’organisation