Responsable Planification et Portage Repas H/F - Centre Communal D'action Sociale

Sous la supervision du Responsable de Pôle Autonomie, le responsable de planification et du portage de repas veille à l'organisation, la mise en place et la continuité des prestations auprès des bénéficiaires. Il assure la gestion d'équipe du Portage de repas, notamment par la tenue de leur planning.

Encadrement des agents plannings et du portage de repas:

Encadrer les agents du portage de repas et des agents planificateurs : veiller aux missions de chacun dans le respect des procédures et protocoles mis en place

Suivre les absences des agents du portage et des AD (Titulaires, en contrat permanent et remplaçant.es)
Suivi des absences injustifiées
Suivi des demandes de congés

Réaliser les entretiens professionnels annuels des agents plannings et du Portage de repas

Réalisation des plannings:
Veiller à la réalisation des plannings du SAD :

Veiller à ce que les plannings soient réalisés au mois
Suivre la modulation des heures de travail des aides à domicile en fonction de leur contrat
Vérifier les plannings hebdomadaires avec les cycles, week-end compris, et le quota d'heures mensuelles
Vérifier la fin de prise en charge des bénéficiaires

Gérer l'organisation des planning du service de portage de repas et de l'entretien des structures

Mises en place des plans d'aides
Créer les cycles sur les plannings AD, en étant vigilant au quota horaire hebdomadaire prévisionnel

Recrutement:

Evaluer les besoins en recrutement et les faire remonter à la Responsable de Pôle
Participer aux recrutements au besoin

Participation aux astreintes SAD
Astreinte en semaine complète
Réaliser un rapport d'astreinte par mail pour chaque astreinte
Rend compte à la direction du travail réalisé

Pour les différentes missions, le planificateur se réfère aux protocoles.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Bureau situé au CCAS
Ordinateur avec logiciels bureautique
Téléphone fixe + Portable
Téléphone et ordinateur portable pour l'astreinte

Conditions d'exercice :

Travail en journée du lundi au vendredi aux horaires d'ouverture du SAAD (8H-12H30 / 13H30-17H30) en roulement
Horaires obligatoires au minimum (9h-11h45 et 14h-16h30), avec au minimum 45 minutes de pause le midi
Astreinte à réaliser (1 semaine par mois et en fonction des besoins du service)
Télétravail (droit à 1J par semaine, à convenir avec l'organisation du SAD)

SAVOIRS :

Connaissance en gestion d'équipe
Connaissance de l'environnement des personnes en perte d'autonomie
Maîtrise de l'outil informatique
Connaissance du logiciel de plannings
Connaissance du cadre réglementaire régissant l'activité de l'aide à domicile
Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité
Connaissance de la législation du temps de travail

SAVOIR-FAIRE :

Bonne approche du public des personnes âgées et handicapées, et de leurs aidants
Repérer, organiser et synthétiser un volume important d'informations
Discerner les informations utiles et les communiquer aux interlocuteurs appropriés
Faire face à l'urgence et à l'imprévu et tenir informé la Direction et le Responsable de Pôle référent
Faire preuve de rigueur et de précision
Proposer une réponse adaptée aux besoins des demandeurs

SAVOIR-ETRE :

Maîtrise de soi
Capacité de gestion de conflits
Etre autonome, réactif et savoir organiser son travail
Savoir faire face aux situations d'urgence et d'imprévu
Sens du service publique et de l'aide aux personnes
Respect du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Organisation, rigueur, implication
Autonomie et Responsabilités
Devoir de confidentialité
Disponibilité
Polyvalence

FORMATIONS/QUALIFICATIONS REQUISES
Expérience requise dans l'utilisation de logiciels de planification, et dans la réalisation de plannings
Expérience requise en gestion d'équipe
Expérience requise auprès de la personne âgée

Experience: 2 An(s)

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Savoir utiliser un logiciel de planification,Expérience auprès des personnes âgées ,Gestion d'équipe

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.

• Gestion de l'emploi du temps
• Norme QHSE
• Autonomie
• Gestion des conflits
• Management d'équipe
• Réactivité
• Capacité d’adaptation